QUÉ ES EL COMPLIANCE LABORAL Y QUÉ OBLIGACIONES SUPONE PARA LAS EMPRESAS

La normativa española es clara en cuanto a las obligaciones de las empresas en materia de cumplimiento normativo, pero, sin embargo, todavía a fecha de hoy son muchas las empresas que no cumplen con las normas básicas de compliance laboral. En este artículo analizamos el compliance, qué es y qué obligaciones deben cumplir las empresas según la normativa laboral española. ¡Presta atención para saber si tu empresa está cumpliendo con las obligaciones laborales!

Compliance laboral: ¿Qué es?

El término compliance laboral o labour compliance se refiere a un conjunto de normas y políticas dirigidas a la prevención y gestión de los riesgos derivados del incumplimiento de la normativa laboral por parte de las empresas, pudiendo tratarse tanto de normas legales (nacionales o internacionales) como de protocolos o códigos éticos o de conducta internos de la empresa. El objetivo del compliance laboral es triple: garantizar el cumplimiento de la legalidad vigente en materia laboral, evitar las posibles sanciones administrativas y/o judiciales y la nulidad o improcedencia de las decisiones empresariales en el marco laboral, e impedir la pérdida de reputación de la empresa derivada del incumplimiento de las normas de responsabilidad social corporativa. En definitiva, cumplir con el compliance laboral garantizará una mejora en la calidad del trabajo ya que la empresa operará con integridad, reduciendo, en consecuencia, el riesgo de multas o sanciones.

Obligaciones laborales de las empresas

Las materias que deben regularse en los programas de compliance laboral son, entre otras, las siguientes: condiciones laborales (políticas de contratación y selección, promoción interna, registro de jornada, etc), conciliación laboral y familiar, igualdad y no discriminación, prevención de riesgos laborales, seguridad y salud en el trabajo, protección de datos personales, nuevas tecnologías de la información y comunicación, prevención de delitos en el ámbito laboral y medidas en materia de responsabilidad social corporativa. Con independencia de la normativa interna de cada empresa en materia laboral y de responsabilidad social corporativa, la regulación vigente establece una serie de obligaciones laborales para las empresas, las cuales detallamos a continuación.

Registro diario de la jornada de trabajo

La obligación de registrar diariamente la jornada laboral existe para los trabajadores con contrato a tiempo parcial existe desde el año 2013 y para los trabajadores con contrato a tiempo completo desde el año 2019, tal como ya lo comentamos en nuestro blog aquí y aquí, y aplica a todas las empresas. Esta obligación implica el cumplimiento de tres deberes:

  1. Registrar diariamente la jornada del trabajador, indicando cada día el horario concreto de inicio y finalización de la jornada, a través de cualquier sistema de fichaje.
  2. Entregar mensualmente al trabajador una copia del registro de jornada.
  3. Conservar los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años.

El incumplimiento de esta obligación puede tener las siguientes consecuencias:

  • Imposición de sanción de multa de entre 751 y 7.500 euros por la comisión de una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.
  • En el caso de trabajadores con contrato a tiempo parcial, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo que la empresa acredite por cualquier medio que la jornada realmente realizada por el trabajador era a tiempo parcial (artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores).
  • En el caso de trabajadores con contrato a tiempo completo, si bien no se presume la realización de horas extraordinarias por el mero hecho de no disponer de registro de jornada, los tribunales han venido estableciendo que sí es posible que el trabajador acredite haber realizado horas extraordinarias si, además de no existir registro de jornada, concurren otros indicios o pruebas que demuestren la realización de una jornada superior a la jornada completa máxima legal o convencionalmente establecida. En este enlace analizamos una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid que consideró probadas las horas extras realizadas por el trabajador en un caso en el que la empresa no registraba la jornada de sus empleados.

Asimismo, esta obligación debe cumplirse con independencia de la flexibilidad horaria existente en la empresa, de tal manera que debe registrarse la jornada tanto de los trabajadores que tenga un horario fijo como de los trabajadores que tengan un horario flexible y variable, así como también de los trabajadores que prestan servicios en modalidad de teletrabajo.

Acuerdos de teletrabajo

Según la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, el acuerdo de teletrabajo o Acuerdo de Trabajo a Distancia (ATD) debe suscribirse obligatoriamente por escrito cuando el trabajador realice su trabajo a distancia de manera “regular”, es decir, cuando trabaje en modalidad de teletrabajo un mínimo del 30% de su jornada laboral en un periodo de 3 meses, lo cual se traduce en teletrabajar 1 día y medio a la semana. En consecuencia, si se trabaja a distancia menos del 30% de la jornada no será necesario firmar acuerdo de trabajo a distancia.

En el acuerdo de trabajo a distancia se deben recoger, entre otras cuestiones, las siguientes: inventario de los equipos de trabajo a distancia, gastos en los que el trabajador pueda incurrir como consecuencia del teletrabajo, compensación económica que debe abonar la empresa, porcentaje de trabajo presencial y a distancia, horario, centro de trabajo en el que el trabajador prestará servicios presencialmente, lugar desde el que el trabajador va a teletrabajar, medios de control empresarial de la actividad, procedimiento a seguir en caso de dificultades técnicas, instrucciones en materia de protección de datos, duración del acuerdo de trabajo a distancia, etc.

La obligación de formalizar el acuerdo de trabajo a distancia aplica a todas las empresas, y su incumplimiento puede conllevar la imposición de una multa de entre 751 y 7.500 euros por la comisión de una infracción grave del artículo 7.1 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.

Plan de desconexión digital

El derecho a la desconexión digital de los trabajadores garantiza el respeto al tiempo de descanso fuera del horario de trabajo, así como el derecho a la intimidad personal y familiar, e implica que los trabajadores no tienen obligación de atender comunicaciones laborales fuera de su horario laboral. Por ello, el artículo 88 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece la obligatoriedad por parte de todas las empresas de elaborar este plan o política interna de desconexión digital, en el que deben definirse las medidas adoptadas por la empresa para garantizar el derecho a la desconexión digital de sus empleados (especialmente en los supuestos de trabajo a distancia o teletrabajo) y las acciones de formación sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas que eviten la fatiga informática. A modo de ejemplo, el protocolo de desconexión digital puede incluir las siguientes medidas:

  • No permitir que se realicen llamadas ni se envíen correos electrónicos o mensajes de whatsapp fuera de la jornada laboral de cada trabajador, ni durante los fines de semana, festivos y vacaciones; salvo excepciones que deberán detallarse en el plan.
  • Convocar las reuniones dentro del horario laboral del empleado en cuestión.
  • Permitir a los trabajadores no atender o desconectar los dispositivos móviles de empresa fuera de su jornada de trabajo.

Protocolo de acoso

Los protocolos de acoso son obligatorios en todas las empresas con independencia del número de trabajadores, ya que el artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres impone a las empresas la obligación de promover condiciones de trabajo adecuadas para evitar el acoso sexual y por razón de sexo y las conductas contra la integridad moral en el trabajo. Asimismo, en los protocolos de acoso han de establecerse procedimientos concretos para prevenir el acoso en el trabajo y facilitar las denuncias o reclamaciones por parte de quienes sufran ese acoso. Tal como sucede en el caso de incumplimiento de las otras obligaciones laborales explicadas en este artículo, no contar con un protocolo de acoso puede dar lugar a la imposición de una multa de entre 751 y 7.500 euros por la comisión de una infracción grave del artículo 7.13 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.

Registro retributivo

Con el registro retributivo nos referimos a la elaboración de un documento obligatorio para todas las empresas en el que se debe recoger toda la información salarial del personal de la empresa, incluido el personal directivo y los altos cargos, previa consulta con la representación legal de los trabajadores. En el registro retributivo deben aparecer de manera detallada los siguientes datos:

  • Valores medios de las retribuciones correspondientes a los hombres y mujeres de la plantilla desglosados por sexo.
  • Media aritmética y mediana de lo realmente percibido por cada concepto salarial y extrasalarial en cada grupo profesional, desglosado asimismo por sexo.

Los representantes legales de los trabajadores podrán acceder al registro retributivo y conocer todos los datos. Por el contrario, en aquellas empresas en las que no exista representación legal de los trabajadores, los trabajadores sólo podrán conocer el porcentaje de diferencia en las retribuciones de hombres y mujeres. Dado que el registro retributivo es una medida adoptada en aras a garantizar la igualdad y no discriminación en el seno de la empresa, la no llevanza de este registro puede implicar una sanción de entre 751 y 7.500 euros por la comisión de una infracción grave del artículo 7.13 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social o incluso una sanción superior si existen diferencias salariales entre hombres y mujeres.

Plan de igualdad

Sin perjuicio de que todas las empresas deben respetar la igualdad de trato y de oportunidades y adoptar medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en el ámbito laboral, las empresas de 50 o más trabajadores tienen obligación de elaborar y aplicar un plan de igualdad.

El Plan de Igualdad es un conjunto de medidas que están dirigidas a remover los obstáculos que impiden la igualdad efectiva de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, así como a eliminar la discriminación por razón de sexo. En el Plan de Igualdad deben fijarse, previa elaboración de un diagnóstico de la situación de cada empresa, los objetivos de igualdad a alcanzar, las medidas para alcanzar dichos objetivos y los sistemas de seguimiento y evaluación de esos objetivos, a fin de verificar su cumplimiento. El Plan de Igualdad debe ser negociado entre la empresa y la representación legal de los trabajadores cuando ésta exista. Asimismo, en el caso de empresas sin representación legal de los trabajadores, la negociación del Plan de Igualdad se realizará entre la empresa y los sindicatos más representativos y  más representativos del sector al que pertenezca la empresa y que tengan legitimación para formar parte de la comisión negociadora del convenio colectivo aplicable, lo cual significa que, en caso de ausencia de representación legal de los trabajadores, no es posible negociar el Plan de Igualdad con una comisión ad hoc integrada por los propios trabajadores de la empresa.

Además, el plan de igualdad debe registrarse en el Registro de Planes de Igualdad de las Empresas, como parte del Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos de Trabajo de la Dirección General de Trabajo del ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad social y de las Autoridades Laborales de las Comunidades Autónomas. No disponer de Plan de Igualdad en aquellos casos en los que es obligatorio (empresas de 50 o más trabajadores) puede implicar las siguientes consecuencias:

  • Multa de entre 751 y 225.018 euros por la comisión de una infracción grave del artículo 7.13 o muy grave del artículo 8.17 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.
  • No poder contratar con la Administración Pública.

Auditoría retributiva

La auditoría retributiva es similar al registro retributivo, pero es obligatoria únicamente para aquellas empresas que tienen obligación de elaborar un Plan de Igualdad, es decir, para empresas con 50 o más trabajadores. La auditoria retributiva persigue obtener la información necesaria para comprobar que el sistema retributivo de la empresa respeta el principio de igualdad entre hombres y mujeres en materia salarial, e implica la realización de un diagnóstico de la situación retributiva de la empresa mediante la evaluación de los puestos de trabajo y el establecimiento de un plan de actuación para corregir las posibles desigualdades retributivas donde se contemple el cronograma con las actuaciones a realizar y las personas responsables y un sistema de seguimiento.

Gestión de los riesgos psicosociales

La gestión de los riesgos psicosociales es obligatoria para todas las empresas, quienes tienen que adoptar medidas de prevención de este tipo de riesgos en cumplimiento de la legislación en materia de Prevención de Riesgos Laborales. por ello, los riesgos psicosociales han de ser identificados en el Plan de Prevención de Riesgos Laborales que toda empresa está obligada a tener. El derecho de los trabajadores a la protección en materia de seguridad y salud en el trabajo implica el correspondiente deber de protección de la empresa de dicho derecho, lo cual implica que la empresa tiene obligación de identificar y evaluar los riesgos psicosociales e informar sobre los mismos a sus trabajadores, así como adoptar medidas preventivas y de vigilancia de la salud. Igualmente, las empresas han de adaptar el trabajo a la persona e investigar los accidentes derivados de cuestiones de tipo psicosocial.

Si al leer este artículo has sido consciente de que tu empresa no cumple con estas obligaciones, contacta con nosotros y te ayudaremos a adoptar las medidas necesarias para cumplir la normativa laboral vigente y evitar sanciones en el futuro. Estamos a tu disposición a través de nuestro formulario o en los teléfonos 912026904 y 693716540 o la dirección de correo electrónico info@abogadosduran.com.

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